Truy cập nội dung luôn

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VÓI CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH !

 

Thăm dò dư luận Thăm dò dư luận

Bạn thấy nội dung trên Cổng thông tin huyện Lộc Hà như thế nào?

Số lượt online:

Trong ngày: 3476
Trong tháng: 41691
Tổng số lượt truy cập: 3199153

ISO 9001-2008 ISO 9001-2008

« Quay lại

Quy trình kiểm soát tài liệu

1. Mục đích

            Quy trình này quy định cách thức kiểm soát các tài liệu đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Lộc Hà.

2. Phạm vi

            Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện.

3. Tài liệu viện dẫn

§  Điều 4.2.3 - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

§  Sổ tay chất lượng.

4. Định nghĩa/Viết tắt

§  Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của UBND huyện liên quan đến HTQLCL.

§  Tài liệu bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.

§  Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu của UBND huyện cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại Văn phòng HĐND&UBND huyện để kiểm soát tài liệu.

§  Phòng                      : Các phòng trực thuộc UBND huyện Lộc Hà.

§  ĐDLĐ                     : Đại diện lãnh đạo.    

§  HTQLCL                 : Hệ thống quản lý chất lượng.

§  UBND huyện          : Ủy ban nhân dân huyện.

§  TP                           : Trưởng phòng.

§  CVP            : Chánh Văn phòng.

 

 

5. Nội dung quy trình

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Mô tả

Biểu mẫu

5.1

Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ

5.1.1

Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu

Mọi cán bộ, công chức

·      Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành.

·      Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.

 

5.1.2

Thiết lập/ Sửa đổi tài liệu

Người được chỉ định

·      Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo nhu cầu

 

5.1.3

Xem xét và phê duyệt tài liệu

 

ĐDLĐ/ Trưởng phòng, CVP/ Lãnh đạo UBND huyện

 

 

 

 

 

 

 

·      ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.

+ Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt.

+ Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận.

·      Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:

TT

Loại tài liệu

Thẩm quyền

xem xét

Thẩm quyền

phê duyệt

1

Sổ tay chất lượng

ĐDLĐ

Chủ tịch

UBND huyện

2

Thủ tục, quy trình

ĐDLĐ

Chủ tịch

UBND huyện

3

Thủ tục cấp phòng

TP/CVP

Lãnh đạo

UBND huyện

4

Hướng dẫn công việc

TP/CVP

Lãnh đạo

UBND huyện

 

 

5.1.4

Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu

Văn phòng

·      Văn phòng tổng hợp, cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo BM 01.01 - Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong UBND huyện và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo UBND huyện.

·      Văn phòng phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các phòng trực thuộc và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu.

·      Các tài liệu phân phối phải được đóng dấu "TÀI LIỆU KIỂM SOÁT"

BM 01.01

 

 

 

BM 01.02

 

5.1.5

Lưu giữ tài liệu

Các phòng liên quan

·      Trưởng các phòng đảm bảo rằng Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ.

BM 01.01

5.1.6

Thu hồi tài liệu

Văn phòng

·      Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ ban hành lại bởi Lãnh đạo UBND, Văn phòng thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các phòng được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.

·      Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời.

BM 01.02

5.2

Quy trình kiểm soát tài liệu bên ngoài

5.2.1

Thu thập các tài liệu liên quan

Văn phòng

·      Văn phòng nhận các văn bản pháp quy, tài liệu mới, có trách nhiệm cập nhật vào Sổ Công văn đến và trình Chánh Văn phòng hoặc ĐDLĐ xem xét chỉ đạo.

Sổ Công văn đến hoặc phần mềm ứng dụng

5.2.2

Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu

ĐDLĐ/

CVP/

Văn phòng

·     ĐDLĐ hoặc CVP xem xét và quyết định những tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát.

·     ĐDLĐ hoặc CVP chỉ đạo Văn thư phân phối tới các phòng và các cá nhân liên quan theo Sổ Công văn đi hoặc phần mềm ứng dụng.

Sổ Công văn đi hoặc phần mềm ứng dụng

 

 

 

5.2.3

Lưu giữ, thu hồi tài liệu

Các phòng liên quan

·     Trưởng các phòng đảm bảo rằng Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.03 - Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được sử dụng ở phòng mình.

·     Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng/ hết ý nghĩa sử dụng, các phòng có trách nhiệm tự rà soát, theo dõi thu hồi. Các tài liệu cũ phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời và cập nhật tài liệu hiện hành nhất.

BM 01.03

6. Biểu mẫu

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1.     

BM 01.01

Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ hiện hành

2.     

BM 01.02

Sổ Phân phối tài liệu

3.     

BM 01.03

Danh mục kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành

7. Hồ sơ lưu trữ

TT

Tên Biểu mẫu

1.

Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ hiện hành

2.

Sổ Phân phối tài liệu

3.

Danh mục kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành

 

Bạn đọc nhấn vào đây để gửi ý kiến bình luận
Trung bình (0 Bình chọn)
Tỷ lệ trung bình là 0.0 ngôi sao trên mức cao nhất 5 sao.
  
Chưa có lời bình nào. Hãy là người đầu tiên.

                                                                                                                         CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ HUYỆN LỘC HÀ - TỈNH HÀ TỈNH

                                                                                                                         Cơ quan chủ quản: UBND huyện Lộc Hà

                                                                                                                         Trưởng Ban biên tập: Lê Quang Huệ - Phó Chủ tịch UBND huyện

                                                                                                                         Phụ trách nội dung: Nguyễn Thị Phương Loan - Trưởng phòng VHTT huyện

                                                                                                                         Điện thoại: 02393.65.66.67 - 02393.651.555  Email: ublocha@hatinh.gov.vn

                                                                                                                         Ghi rõ nguồn www.locha.hatinh.gov.vn khi sử dụng lại thông tin từ website này.