Truy cập nội dung luôn

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VÓI CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH !

 

Thăm dò dư luận Thăm dò dư luận

Bạn thấy nội dung trên Cổng thông tin huyện Lộc Hà như thế nào?

Số lượt online:

Trong ngày: 3531
Trong tháng: 41746
Tổng số lượt truy cập: 3199208

ISO 9001-2008 ISO 9001-2008

« Quay lại

Quy trình kiểm soát hồ sơ

1. Mục đích

            Quy trình này quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Lộc Hà.

2. Phạm vi

            Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện.

3.Tài liệu viện dẫn

§  Điều 4.2.4 - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

§  Sổ tay chất lượng.

4. Định nghĩa/Viết tắt

§  Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.

§  Phòng         : Các phòng thuộc UBND huyện Lộc Hà.

§  ĐDLĐ        : Đại diện lãnh đạo.

§  HTQLCL    : Hệ thống quản lý chất lượng.

         

5. Nội dung quy trình

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Mô tả

Biểu mẫu

5.1

Lập danh mục hồ sơ

Các phòng

·    Các phòng xác định và lập danh mục hồ sơ theo BM 02.01 - Danh mục hồ sơ.

·    Các hồ sơ cần lưu của các phòng phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục này.

BM 02.01

5.2

Lưu giữ hồ sơ

Các phòng/

Kho lưu trữ

·    Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu tại Mục 7 của các Quy trình/Thủ tục, Trưởng các phòng có trách nhiệm tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học.

·    Các hồ sơ liên quan tới việc xử lý các công việc sau một thời gian lưu trữ phải được chuyển vào kho lưu trữ để lưu trữ và quản lý hồ sơ theo quy định.

 

5.3

Mượn và trả hồ sơ

Các phòng

·    Khi cán bộ có nhu cầu mượn hồ sơ, phòng cho mượn có trách nhiệm hướng dẫn người mượn hồ sơ lập BM 02.02 - Yêu cầu mượn hồ sơ và theo dõi hồ sơ đó đến khi được trả lại.

BM 02.02

5.4

Hủy hồ sơ

Các phòng

·    Hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của phòng nào thì phòng đó có trách nhiệm hủy hồ sơ bằng cách: xé, đốt, tái sử dụng hoặc tái chế.

·    Khi hủy cần lập biên bản hủy hồ sơ theo BM 02.03 - Hủy hồ sơ

BM 02.03

6. Biểu mẫu

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1.       

BM 02.01

Danh mục hồ sơ

2.       

BM 02.02

Mượn và trả hồ sơ

3.       

BM 02.03

Hủy hồ sơ

7. Hồ sơ lưu trữ

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Danh mục hồ sơ

2.       

Mượn và trả hồ sơ

3.       

Hủy hồ sơ

 

 

Bạn đọc nhấn vào đây để gửi ý kiến bình luận
Trung bình (0 Bình chọn)
Tỷ lệ trung bình là 0.0 ngôi sao trên mức cao nhất 5 sao.
  
Chưa có lời bình nào. Hãy là người đầu tiên.

                                                                                                                         CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ HUYỆN LỘC HÀ - TỈNH HÀ TỈNH

                                                                                                                         Cơ quan chủ quản: UBND huyện Lộc Hà

                                                                                                                         Trưởng Ban biên tập: Lê Quang Huệ - Phó Chủ tịch UBND huyện

                                                                                                                         Phụ trách nội dung: Nguyễn Thị Phương Loan - Trưởng phòng VHTT huyện

                                                                                                                         Điện thoại: 02393.65.66.67 - 02393.651.555  Email: ublocha@hatinh.gov.vn

                                                                                                                         Ghi rõ nguồn www.locha.hatinh.gov.vn khi sử dụng lại thông tin từ website này.